KI in der Personalauswahl
Immer mehr Unternehmen verwenden automatisierte Bewertungssysteme, um eine Vorauswahl unter den Bewerbern zu treffen. Wie muss ich meine Bewerbungsunterlagen gestalten und formatieren, damit die Systeme eine möglichst positive Einschätzung vornehmen? Woran kann ich die Verwendung solcher Systeme durch mein Zielunternehmen erkennen?
Veränderungen des Bewerbungsprozesses
Seit 15-20 Jahren ist die digitale Bewerbung per E-Mail mit angehängter PDF-Datei der Goldstandard im Bewerbungsverfahren. Dies bleibt eine übliche Bewerbungsform. In den letzten Jahren nutzen Unternehmen jedoch zunehmend Bewerbermanagementsysteme, die teilweise mit künstlicher Intelligenz eine automatisierte Bewertung der Bewerbung vornehmen. Eine darauf abgestimmte Formatierung und Gestaltung der Bewerbung wird zur neuen Kompetenz von Bewerberinnen und Bewerbern, um eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zu erhalten.
Bewerbermanagementsysteme erkennen
Wenn in einer Stellenausschreibung zur Bewerbung per E-Mail aufgefordert wird, bleibt alles beim Alten. Alle Unterlagen in eine PDF-Datei und raus per Mail. Fordert ein Unternehmen jedoch dazu auf, die Bewerbungsunterlagen über ein Online-Portal hochzuladen, ist die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems wahrscheinlich. Handelt es sich um große und namhafte Unternehmen, ist die Verwendung eines automatisierten Bewertungssystems fast sicher. Die Systeme treffen eine Vorbewertung, z.B. durch Ermittlung eines prozentualen Wertes oder eines Ratings:
Wenn Bewerbende zwingende Voraussetzungen, wie z.B. Sprachkenntnisse oder Aufenthaltsgenehmigungen nicht erfüllen, sind auch automatisierte Absagen möglich. Diese werden jedoch häufig künstlich personalisiert und sind als solche nicht zu erkennen. Eine Bewerbung, die wie bisher für den Versand per E-Mail optimiert wurde, kann unter Umständen vom Bewerbermanagementsystem negativ bewertet werden (Details weiter unten). Umgekehrt kann jedoch eine für KI optimierte Bewerbung bedenkenlos per E-Mail versendet werden.
1. Schlüsselbegriffe aus der Stellenausschreibung verwenden
Bisher war es clever, die Anforderungen aus der Stellenausschreibung mit eigenen Worten wiederzugeben. Das bleibt auch so, allerdings sucht der Computer nach bestimmten Schlüsselbegriffen aus der Ausschreibung in Ihrer Bewerbung. Diese beziehen sich auf Qualifikation, Fachkenntnisse und persönliche Kompetenzen. Eine gezielte Analyse der Ausschreibung ist dafür hilfreich. Anschließend sollten Sie diese Schlüsselbegriffe in angemessener Dichte in die Bewerbung einfließen lassen. Bitte nicht übertreiben! Am Ende entscheidet immer noch ein Mensch über eine Einladung. Es gilt also, mit gutem Text Mensch und Maschine zu überzeugen.
2. Exakte Berufsbezeichnung aus der Ausschreibung in Anschreiben und Lebenslauf verwenden
Dies scheint auf den ersten Blick trivial-ist es aber nicht. Für viele Berufe gibt es mehrere Bezeichnungen, z.B. Bürokauffrau-Kauffrau im Büromanagement, Schichtführer-GAP-Leader, Personalreferent-HR-Business Partner usw. Wenn die erste Sichtung durch einen Personaler erfolgt, kann ich mich darauf verlassen, dass diese Mehrdeutigkeiten bekannt sind. Der Computer ist hier vergleichsweise "dumm" und sucht nach der genauen Zeichenfolge der Berufsbezeichnung im Lebenslauf. Wird diese nicht gefunden, kann eine negative Bewertung die Folge sein. Also auch im Lebenslauf auf die exakte Berufsbezeichnung achten und die Schlüsselbegriffe aus der Stellenausschreibung verwenden.
3. Keine inhaltsrelevanten Grafiken
Die grafische Darstellung von Kompetenzen in den Bereichen EDV, Sprachen usw. macht visuell einen hochwertigen Eindruck im Lebenslauf. Die derzeitigen Bewerbermanagementsysteme sind jedoch überwiegend auf Texterkennung ausgelegt. Grafiken, wie das Beispiel unten, können von diesen Systemen unter Umständen nicht oder nicht richtig interpretiert werden. Gleiches gilt für die Verwendung von Landesflaggen, um Sprachkenntnisse auszudrücken.
Es ist also empfehlenswert, auf die Verwendung von inhaltsrelevanten Grafiken zu verzichten und die entsprechenden Kompetenzen sprachlich auszudrücken. Selbstverständlich spricht nichts gegen die Verwendung von Grafiken (Farbflächen, Linien usw.) als Gestaltungselemente.
4. Word oder PDF?
Bisher war der Versand von PDF-Dateien Standard. PDF ist ein geschlossenes Dateiformat. Die Inhalte können nicht ohne einen gewissen Aufwand geändert werden. Dies erschwert Manipulationen der Inhalte oder Übertragungsfehler. Auch beim Ausdruck der PDF-Datei bleiben Formatierung und Gliederung der Absätze erhalten.
Bewerbermanagementsysteme basieren auf automatisierter Texterkennung. Bewerbende möchten, dass die Inhalte der Bewerbung möglichst vollständig und fehlerfrei ausgelesen werden.
5. Abkürzungen
Für zahlreiche berufliche Kompetenzen gibt es gängige Abkürzungen: SEO-Search Engine Optimization oder SPS-Speicherprogrammierbare Steuerung. Da nicht bekannt ist, ob die Software nach der Abkürzung oder nach dem ausgeschriebenen Begriff sucht, ist es empfehlenswert, beides zu verwenden: die Abkürzung und diese anschließend auch auszuschreiben. Ausnahmen sind natürlich gängige Abkürzungen wie CAD, SAP, VW usw.
6. Klare Struktur
Die Struktur des Lebenslaufs sollte durch Zwischenüberschriften wie Kompetenzprofil, Berufserfahrung, Studium, Ausbildung, Schule klar erkennbar sein. Ungeeignet sind Überschriften wie z.B. "Über mich" oder "Was Sie über mich wissen sollten".
7. Nicht schummeln
Besonders schlaue Zeitgenossen empfehlen, die komplette Stellenanzeige in weißer Schrift auf weißem Hintergrund in die Bewerbung zu kopieren. Davon rate ich dringend ab. Manche Systeme erkennen dies und werten solches Vorgehen zu Recht als Täuschungsversuch. Wie überall gilt: Ehrlich währt am längsten.
Fazit
Ist es nun sinnvoll, eine inhaltlich und formal möglichst stromlinienförmige Bewerbung zu schreiben? Soll ich mich in meinen Texten im Wesentlichen darauf konzentrieren, möglichst viele Schlüsselbegriffe aus der Stellenausschreibung wiederzukäuen? Weder für Unternehmen noch für Bewerber wäre dies eine sinnvolle Entwicklung.
Nach wie vor gilt: Eine gute Bewerbung bleibt Ausdruck der jeweils einzigartigen Motivation, Erfahrung sowie der persönlichen und fachlichen Kompetenzen. Das Einhalten der oben beschriebenen Regeln hilft, eine vermeidbare negative Einschätzung durch ein Bewerbermanagementsystem zu vermeiden. Dennoch ist die Bewerbung ein Ausdruck von Selbstbewusstsein im ursprünglichen Sinne des Wortes: Bewusstsein über mein Können und meine Fähigkeiten.
P.S.
Nicht jedes Bewerbermanagementsystem arbeitet mit künstlicher Intelligenz. Bewerber müssen auch bei herkömmlichen Systemen mit automatisierter Auswertung und Bewertung ihrer Bewerbungsunterlagen rechnen. Die genannten Empfehlungen helfen, die positive Erkennbarkeit und Bewertung von Bewerbungen zu verbessern.