Künstliche Intelligenz in der Personalauswahl
Immer mehr Unternehmen verwenden automatisierte Bewertungssysteme, um eine Vorauswahl unter den Bewerbern zu treffen. Wie muss ich meine Bewerbungsunterlagen gestalten und formatieren, dass die Systeme eine möglichst positive Einschätzung vornehmen? Woran kann ich die Verwendung solcher Systeme durch mein Zielunternehmen erkennen?
Veränderungen des Bewerbungsprozesses
Seit 15 - 20 Jahren ist die digitale Bewerbung per E-Mail mit angehängter PDF-Datei der Goldstandard im Bewerbungsverfahren. Dies bleibt eine übliche Bewerbungsform. In den letzten Jahren nutzen Unternehmen jedoch zunehmend Bewerber Management Systeme, die teilweise mit künstlicher Intelligenz eine automatisierte Bewertung der Bewerbung vornehmen. Eine darauf abgestimmte Formatierung und Gestaltung der Bewerbung wird eine neue Kompetenz von Bewerberinnen und Bewerbern, um eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zu erhalten.
Bewerber Management Systeme erkennen
Wenn in einer Stellenausschreibung zur Bewerbung per E-Mail aufgefordert wird, bleibt alles beim Alten. Alle Unterlagen in eine PDF-Datei und raus per Mail. Fordert ein Unternehmen jedoch dazu auf, die Bewerbungsunterlagen über ein Online-Portal hochzuladen, ist die Verwendung eines Bewerber Management Systems wahrscheinlich. Handelt es sich um große und namhafte Unternehmen, ist Verwendung eines automatisierten Bewertungssystems fast sicher. Die Systeme treffen eine Vorbewertung, z.B. durch Ermittlung eines prozentualen Wertes oder eines Ratings:
Wenn Bewerbende zwingende Voraussetzungen, wie z.B. Sprachkenntnisse oder Aufenthaltsgenehmigungen nicht erfüllen, sind auch automatisierte Absagen möglich. Diese werden jedoch häufig künstlich personalisiert und sind als solche nicht zu erkennen. Eine Bewerbung, die wie bisher für den Versand per E-Mail optimiert wurde, kann unter Umständen vom Bewerber Management System negativ bewertet werden (Details weiter unten). Umgekehrt kann jedoch eine für KI optimierte Bewerbung bedenkenlos per E-Mail versendet werden.
1. Schlüsselbegriffe aus der Stellenausschreibung verwenden
Bisher war es clever, die Anforderungen aus der Stellenausschreibung mit eigenen Worten wiederzugeben. Das bleibt auch so, allerdings sucht der Computer nach bestimmten Schlüsselbegriffen aus der Ausschreibung in eurer Bewerbung. Diese beziehen sich auf Qualifikation, Fachkenntnisse und persönliche Kompetenzen. Eine gezielte Analyse der Ausschreibung ist dafür hilfreich. Anschließend diese Schlüsselbegriffe in angemessener Dichte in die Bewerbung einfließen lassen. Bitte nicht übertreiben! Am Ende entscheidet immer noch ein Mensch über eine Einladung. Es gilt also mit gutem Text Mensch und Maschine zu überzeugen.
2. Exakte Berufsbezeichnung aus der Ausschreibung in Anschreiben und Lebenslauf verwenden
Dies scheint auf den ersten Blick trivial - ist es aber nicht. Für viele Berufe gibt es mehrere Bezeichnungen, z.B. Bürokauffrau - Kauffrau im Büromanagement, Schichtführer - GAP-Leader, Personalreferent - HR-Business Partner usw. Wenn die erste Sichtung durch einen Personaler erfolgt, kann ich mich darauf verlassen, dass diese Mehrdeutigkeiten bekannt sind. Der Computer ist hier vergleichsweise "dumm" und sucht nach der genauen Zeichenfolge der Berufsbezeichnung im Lebenslauf. Wird diese nicht gefunden, kann eine negative Bewertung die Folge sein. Also auch im Lebenslauf die exakte Berufsbezeichnung achten und die Schlüsselbegriffe aus der Stellenausschreibung verwenden.
3. Keine Inhaltsrelevanten Grafiken
Die grafische Darstellung von Kompetenzen in den Bereichen EDV, Sprachen usw. machen visuell einen hochwertigen Eindruck im Lebenslauf. Die derzeitigen Bewerber Management Systeme sind jedoch überwiegend auf Texterkennung ausgelegt. Grafiken, wie das Beispiel unten, können von diesen Systemen unter Umständen nicht oder nicht richtig interpretiert werden. Gleiches gilt für die Verwendung von Landesflaggen, um Sprachkenntnisse auszudrücken.
Es ist also empfehlenswert, auf die Verwendung von inhaltsrelevanten Grafiken zu verzichten und die entsprechenden Kompetenzen sprachlich auszudrücken. Selbstverständlich spricht nichts gegen die Verwendung von Grafiken (Farbflächen, Linien usw.) als Gestaltungselemente.
4. Word statt PDF
Bisher war der Versand von PDF-Dateien Standard. PDF ist ein geschlossenes Dateiformat, die Inhalte können nicht ohne einen gewissen Aufwand geändert werden. Die erschwert Manipulationen der Inhalte oder Übertragungsfehler. Auch beim Ausdruck der PDF-Datei bleiben Formatierung und Gliederung der Absätze erhalten.
Bewerber Management Systeme basieren auf automatisierter Texterkennung. Bewerbende möchten, dass die Inhalte der Bewerbung möglichst vollständig und fehlerfrei ausgelesen werden. Um dies zu erreichen, ist der Versand von offenen Dateien (docx oder doc) sinnvoll.
5. Abkürzungen
Für zahlreiche berufliche Kompetenzen gibt es gängige Abkürzungen: SEO - Search Engine Optimization oder SPS - Speicherprogrammierbarre Steuerung. Da nicht bekannt ist, ob die Software nach der Abkürzung oder nach dem ausgeschriebenen Begriff sucht, ist es empfehlenswert beides zu verwenden, die Abkürzung und diese anschließend auch auszuschreiben. Ausnahmen sind natürlich gängige Abkürzungen wie CAD, SAP, VW usw.
6. Exotische Formatierungen vermeiden
Eine besonders "kreative" Gestaltung der Bewerbung kann die automatische Erkennung verwirren. Dazu gehörten auch die Zwischenüberschriften im Lebenslauf. Begriffe wie Berufserfahrung, Schule, Studium, Ausbildung eignen sich besser wie Formulierungen wie "über mich" oder "was Sie über mich wissen sollten".
Auch exotische Aufzählungszeichen wie Häkchen, Sterne, Pluszeichen und dergleichen können die Software ebenfalls verwirren. Besser sind konventionelle Aufzählungszeichen wie Spiegelstriche oder Aufzählungspunkte. Leerzeichen in Wörtern wie z.B. L E B E N S L A U F werden auch nicht richtig ausgelesen und sollten vermieden werden.
7. Nicht schummeln
Besonders schlaue Zeitgenossen empfehlen, die komplette Stellenanzeige in weißer Schrift auf weißem Hintergrund in die Bewerbung zu kopieren. Davon rate ich dringend ab. Manche System erkennen dies und werten solches Vorgehen zurecht als Täuschungsversuch. Wie über all gilt: Ehrlich währt am längsten.
Fazit
Ist es nun sinnvoll, eine inhaltlich und formal eine möglichst stromlinienförmige Bewerbung zu schreiben? Soll ich mich im in meinen Texten im Wesentlichen darauf konzentrieren, möglichst viele Schlüsselbegriffe aus der Stellenausschreibung wiederzukäuen? Weder für Unternehmen noch für Bewerber wäre dies eine sinnvolle Entwicklung.
Nach wie vor gilt: Eine gute Bewerbung bleibt Ausdruck der jeweils einzigartigen Motivation, Erfahrung sowie der persönlichen und fachlichen Kompetenzen. Das Einhalten der oben beschriebenen Regeln hilft eine vermeidbare negative Einschätzung durch ein Bewerbermanagement zu vermeiden. Dennoch ist die Bewerbung ein Ausdruck von Selbstbewusstsein im ursprünglichen Sinne des Wortes: Bewusstsein über mein Können und meine Fähigkeiten.
P.S.
Nicht jedes Bewerber Management System arbeitet mit künstlicher Intelligenz. Bewerber müssen auch bei herkömmlichen Systemen mit automatisierter Auswertung und Bewertung ihrer Bewerbungsunterlagen rechnen. Die genannten Empfehlungen helfen, die positive Erkennbarkeit und Bewertung von Bewerbungen zu verbessern.
Ich freue mich über eure Kommentare ...